Тел: +7(952) 096-44-92
Email: mail@dokpiter.ru

Документы за проживание в гостинице для бухгалтерии: важные нюансы

Рабочие поездки – это не только возможность проявить себя за счет успешного выполнения задач, но еще и шанс наладить отношения с работниками бухгалтерии. Перед служебной поездкой подчиненный получает деньги на расходы, за которые придется отчитаться. Чтобы не возникло проблем по этой части, нужно знать, что и когда отдавать бухгалтеру.

Что нужно сдать в бухгалтерию после командировки

Оригинальные документы за проживание в гостинице для бухгалтерии при необходимости получится купить у администратора. В комплект должны входить:

  • счет по форме 3-г с qr-кодом;
  • акт выполненных работ;
  • копия свидетельства о регистрации;
  • прайс-лист на услуги.

В чеки вписываются реквизиты компании и информация о постояльце. Туда же вносятся и сведения о номере, который гость брал в аренду, – его категория, стоимость за сутки, общая сумма.

Квитанции и акты следует отдать бухгалтеру в течение 3 рабочих дней, возвратившись из поездки. В противном случае возникнут проблемы с работодателем и компенсацией потраченных средств, если деньги не были выданы заранее.

Проверка чеков от гостиницы бухгалтерией

После сдачи счетов бухгалтеру проводится их проверка на подлинность, хотя некоторые предприятия доверяют своим служащим настолько, что упускают эту процедуру. Но не стоит рисковать и покупать дешевые квитанции от ненастоящих фирм, ведь всегда можно попасть на проверку и окажется, что чеки поддельные. В некоторых случаях можно отделаться штрафом, но иногда за этим может последовать и увольнение.

Проверка бланков на оригинальность может проводиться разными способами. Учитывая, что теперь на чеках печатается qr-код, удостовериться, что документы подлинные, стало намного проще. Для этого нужно отсканировать штрихкод камерой, запустив приложение от ФНС на смартфоне.

Некоторые работники бухгалтерии проверяют отчетность старыми методами, связавшись с гостиницей по телефону или через электронную почту. При покупке оригинальных счетов проблем с подтверждением не возникнет, ведь гость обязательно заносится в базу.

12.02.2018