Тел: +7(952) 096-44-92
Email: mail@dokpiter.ru

Гостиничные чеки с подтверждением – обязательное условие успешной сдачи авансового отчета

После командировки каждый сотрудник должен сдать бухгалтеру авансовый отчет. Если служебная поездка предстоит в первый раз, не помешает узнать, что он собой представляет, когда его нужно отдать и что является обязательным условием успешной сдачи отчетности.

Авансовый отчет и подтверждающие документы: что нужно знать?

Вернувшись из деловой поездки, нужно в течение 3 рабочих дней сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Его должен заполнить каждый работник, направленный в краткосрочную или длительную командировку в другой город.

Вместе с авансовым отчетом служащий должен сдать и документы, подтверждающие расходы. Обычно это проездные билеты и квитанции за аренду жилья. Так как большинство работников останавливаются в отелях, их расходы показывают гостиничные чеки с подтверждением проживания. Если сотрудник не снимал номер в гостинице, а выбрал альтернативный вариант жилья, он может купить необходимый пакет документов для отчетности. В него входят:

  • кассовый чек;
  • счет (форма 3-Г);
  • акт об оказании услуг;
  • копия свидетельства о регистрации фирмы;
  • прейскурант на гостиничные услуги.

Важно покупать комплект только в реальном отеле, иначе возникнут проблемы с подтверждением.

После сдачи авансового отчета и квитанций сотрудник бухгалтерии проводит проверку документов. Прежде чем отдавать чеки, можно и самостоятельно убедиться в том, что они подлинные. Для этого следует отсканировать штрихкод с кассового чека с помощью специального мобильного приложения или же лично позвонить в гостиницу и уточнить, проживал ли у них такой-то человек в указанный в документах период времени.

Мы оформляем только подлинные бланки строгой отчетности от нашего отеля. Благодаря тому, что администратор заносит данные клиента в базу гостиницы, проблем с подтверждением проживания не возникает. Полный пакет документов курьер доставляет к удобной станции метро, где и проводится оплата по факту получения. Сразу же можно проверить и правильность заполнения личной информации, и оригинальность чеков.

22.02.2018