Тел: +7(952) 096-44-92
Email: mail@dokpiter.ru

Как оформить гостиничный чек?

Чтобы подтвердить собственное проживание в гостинице, требуются гостиничные отчетные документы, иначе именуемые гостиничными чеками. В них указывается комплекс важной информации: время аренды, данные клиента, полная стоимость услуг.

Когда командированный сотрудник госучреждения либо коммерческой организации несет материальные затраты на собственное проживание, то наличие гостиничного чека является бесспорным основанием для возмещения данных расходов. Зачастую, бывая в командировках работники не могут предоставить подтверждение своим затратам на проживание в отелях, гостиницах, потому как отсутствуют отчетные документы.

Могут сложиться самые разнообразные ситуации. Например, командированный может потратить на проживание сумму, значительно большую выделенных ему отчетных денег, либо появляется возможность временно пожить у родственников или знакомых. В последнем случае деньги оказываются не потраченными, и возникает вопрос, почему бы не прибавить эту сумму к собственной зарплате? Сегодня услугу предоставления реального пакета документов с реальными печатями, характеризующихся подтверждением, можно заказать в определенных специализированных компаниях. О способах экономии при помощи данной услуги можно прочитать в статье «Экономия на командировке – гостиничные чеки».

При подобном заказе можно быть спокойным. Такими организациями гарантируется конфиденциальность, потому как есть заинтересованность в плодотворном, долгосрочном сотрудничестве, особенно, когда сотруднику часто приходится отправляться в командировки. Помимо того, у подобной компании имеются актуальные данные обо всех функционирующих гостиницах, полный перечень отчетных документов. В пакет документации, помимо гостиничного чека, обычно входит форма 3-Г, выдаваемая за проживание в отеле/гостинице, а также счет-фактура на оплату стоимости.

Можно не сомневаться в надежности оформляемых подобными организациями документов, ведь многие сотрудничают с реальными гостиницами, используя реальные печати и реквизиты, поэтому обладая способностью гарантировать качество пакета документации. Даже самый придирчивый бухгалтер не будет подозревать командированного сотрудника, сдающего такие документы, в мошенничестве. В случае, когда организация пожелает сделать запрос по указанному в чеках адресу, то ей будет предоставлено официальное подтверждение, что командированный сотруднике действительно проживал в номере указанной гостинице. Таким образом, получение гостиничных чеков оправданно и даже выгодно.

При работе и в государственных учреждениях, и коммерческих организациях сотрудникам может потребоваться по долгу службы отправиться в командировку. Главной статьей расходов в подобной поездке будет оплата аренды гостиничного номера. При этом затраты по закону компенсируются работодателем. Для этого достаточно предъявить чеки и получить возврат потраченных личных денежных средств.

Иногда бухгалтерия отказывает в возврате сотруднику, прибывшему из командировки, затраченных денег. В основном, это может случиться, когда у него отсутствуют необходимые документы (утеряны, забыты в спешке, у гостиницы отсутствовала возможность их выдачи). В данном случае специализированные компании, предоставляющие услуги оформления гостиничных чеков, придут на помощь, в сжатые сроки предоставив необходимую документацию. Бухгалтерии придется компенсировать все затраченные сотрудником средства.

26.02.2018