Тел: +7(952) 096-44-92
Email: mail@dokpiter.ru

Какие документы, подтверждающие проживание, требуются бухгалтерии?

Каждый возвращающийся из командировки сотрудник в обязательном порядке должен предоставлять в бухгалтерию собственной компании отчет о расходовании финансовых средств, потраченных им в служебной поездке. Это объясняет, почему востребованы гостиничные счета и чеки.

Практика демонстрирует, что ключевой и наиболее существенной статьей расходов сегодня являются расходы на гостиничное проживание. Собственное проживание, комплекс связанных с этим трат, прибывший из командировки сотрудник подтвердить может при помощи предоставления гостиничных кассовых чеков либо квитанций с подтверждением личного пребывания в определенном отеле. Поэтому вопрос где взять или где купить гостиничные чеки становится актуальным для каждого человека, находящегося в командировке.

Различными гостиницами в работе используются различные системы налогообложения, поэтому изначально стоит ознакомиться с перечнем документации, необходимой в случае с пребыванием в отеле, где расчеты совершаются с НДС. В него включают:

- гостиничный счет, где обязательно стоит печать юрлица данной гостиницы;

- кассовые гостиничные чеки.

Помимо того, бухгалтерии может потребоваться счет-фактура, однако для его получения у командированного сотрудника должно иметься официальное подтверждение его командировки. Счет-фактура является документом необязательным, соответственно, для большинства функционирующих частных компаний его предоставлять нет необходимости.

Когда гостиница предоставляет комплекс услуг без НДС, документация для подтверждения собственных трат на проживание не изменяется. Исключением является предоставляемая по отдельному требованию справка, которой подтверждается функционирование гостиницы по УСН. Также в качестве дополнительной документации бухгалтерия может требовать предоставления акта выполненных работ, заключенного с гостиницей договора об оказанных сотруднику услугах, прайса с актуальными ценами услуг гостиницы.

Сегодня в сети можно найти большое количество предложений от разнообразных организаций, частных лиц, которыми предлагается оформление кассовых гостиничных чеков. Более подробно об этом можно найти в статье «Немного о приобретении гостиничных чеков». Находясь в командировке, сотрудник предприятия может легко приобрести подобные чеки, остановившись в любом ином месте, где будет удобно, чтобы сэкономить на разнице в стоимости. Но вполне очевидно, что бухгалтерия, куда таким сотрудником будут предоставлены документы, с аналогичной легкостью способна проверить на подлинность пребывание его в том месте, откуда привезены документы.

Достаточно просто позвонить по указанным в документации телефонам гостиницы и уточнить, проживал ли их сотрудник у них в определенные сроки. И если данные останутся без подтверждения, то обман всплывает, а сотруднику минимум грозит отказ в возмещении денежных расходов, а вполне возможно и большее наказание (в некоторых случаях вплоть до увольнения). Поэтому обращаться с заказом создания документов стоит только в проверенные специализированные организации, профессионально занимающиеся изготовлением таких документов.

14.03.2018