Тел: +7(952) 096-44-92
Email: mail@dokpiter.ru

Как выглядит отчетный документ о проживании

Компенсация потраченных средств проводится после командировки лишь в том случае, если сотрудник сдал с авансовым отчетом нужные чеки и квитанции. В пакет должна входить отчетная документация, подтверждающая расходы на оплату гостиничного номера. Счет и чек от гостиницы содержат все необходимые для бухгалтерии сведения.

Информация о гостинице

Гостиничный счет включает в себя следующую информацию об отеле:

  • его название;
  • банковские реквизиты;
  • расположение – точный адрес;
  • контактные данные – номер телефона, электронная почта, сайт.

Счет в обязательном порядке содержит данные о том, сколько постоялец заплатил за гостиницу. Отчетный документ о проживании должен включать в себя сведения о датах заезда и выезда гостя, стоимости номера и общей сумме к оплате.

К гостиничному счету прилагается кассовый чек, в котором дублируется основная информация из первого документа. Но в последнем нет сведений о клиенте, их можно увидеть лишь в счете.

Личные данные клиента

Получая счет у администратора отеля, важно проверить, правильно ли указаны в нем личные данные. В противном случае могут возникнуть проблемы с возмещением средств по возвращению из командировки.

Администратор вписывает в счет полное имя постояльца – фамилию, имя и отчество. В некоторых случаях может быть указано и предприятие, сотрудником которого является клиент отеля. В счете также можно увидеть категорию и номер комнаты, которую арендовал работник.

Признаки подлинности чека

Работодатель возмещает расходы только по оригинальным отчетным документам, поэтому необходимо удостовериться в том, что полученный комплект не фиктивный. Для этого следует проверить наличие печати на гостиничном счете.

Важным признаком подлинности является присутствие qr-кода на чеке, выписанном через онлайн-кассу. Такие документы сложно подделать. К тому же с помощью штрихкода легко убедиться, что на руках оригиналы, а не подделки. Для этого используют специальные программы, которые устанавливаются на телефон.

29.03.2018