Тел: +7(952) 096-44-92
Email: mail@dokpiter.ru

Как сделать отчётные документы за проживание: пошагово

Гостиничные чеки, сданные в бухгалтерию предприятия, являются гарантией полной выплаты компенсации расходов на жилье. По этой причине важно не забыть оформить их во время проживания в отеле или купить, если принято решение остановиться в командировке у друзей или родственников. Как делается отчетная документация?

Инструкция, как сделать чеки за оплату номера в отеле

Если при проживании в гостинице постояльцу просто нужно при оплате попросить администратора выписать документы, то в других случаях механизм получения чеков немного более сложный. Итак, как сделать отчётные документы за проживание в отеле, если номер не арендовался:

  • проще всего отправлять заявку на изготовление квитанций через сайт гостиницы. Для этого нужно найти на нем специальную форму и заполнить ее, указав ФИО, контактный телефон, сумму за сутки, даты заезда и выезда;
  • если нет возможности заполнить форму онлайн, заказать документы за проживание в отеле можно по телефону или через электронную почту – администратор запишет все данные;
  • когда документы будут напечатаны, получить их можно с помощью курьерской службы до станции метро, причем бесплатно. Доступна услуга доставки пакета по конкретному адресу, но уже платно;
  • оплатить печать чеков можно курьеру при передаче комплекта документации. В этот же момент можно проверить, все ли экземпляры на месте, корректно ли внесены данные и не являются ли квитанции подделками.

Это простая инструкция, которую может запомнить с первого раза даже неопытный командированный сотрудник. После того как на руках окажутся кассовый чек, счет за проживание, акт и прейскурант, их нужно передать руководителю или бухгалтеру вместе с авансовым отчетом. Когда начальник убедится, что чеки подлинные, можно ожидать возмещения потраченных средств.

Важно покупать отчетные документы с подтверждением, иначе при проверке могут возникнуть проблемы. Оригинальные счета администратор гостиницы подтвердит сразу же – у работодателя не возникнет сомнений в честности подчиненного.

19.04.2018